Per groupware si intende quella categoria di software espressamente progettati per supportare l'attività lavorativa di persone che lavorano in gruppo in funzione di un processo produttivo o di un obiettivo che li accomuna.
I tre principali ambiti di lavoro che il groupware promette di supportare sono: la comunicazione, il coordinamento e la cooperazione. Si possono infatti condividere archivi elettronici geograficamente distribuiti e composti da informazioni di differente natura (documenti, messaggi vocali, immagini, dati strutturati); inoltre più utenti possono lavorare contemporaneamente allo stesso progetto e controllarne ogni fase rispettando un copione prestabilito, un processo, che si basa su filosofie e metodologie produttive di nuova ispirazione.
Questi processi possono essere particolarmente definiti e rigidi; per esempio il sistema può guidare gli interessati lungo un tracciato predefinito, provvedendo lui stesso a rendere disponibili le informazioni alla persona, nel luogo e nel momento giusto. Vi sono per contro processi molto flessibili, nei quali la varietà e il numero degli operatori e di ciò che viene prodotto è tale da necessitare un sistema capace di assumere forme e logiche differenti, in funzione delle attività svolte.
La possibilità di lavorare in gruppo è fondamentale, ma richiede anche maggiori garanzie in merito alla distribuzione del patrimonio informativo; tali garanzie vengono assicurate da due elementi caratteristici delle tecnologie groupware:

Controllo - La quasi totalità delle applicazioni groupware consente di registrare qualsiasi evento (operazione che si realizza all'interno di un processo) si verifichi al suo interno. Questi eventi vengono memorizzati in una sorta di database parallelo. L'accesso a questo database può essere limitato a chi amministra il sistema nel suo complesso, con benefici ufficiali di tipo diagnostico (ricostruire, in caso di malfunzionamento, le fasi operative che l'hanno determinato). In realtà questi controlli permettono di stabilire statistiche d'uso delle varie funzioni, di valutare i tempi di risposta a un determinato compito assegnato, o di identificare attività non precisamente attinenti al processo produttivo.

Security - i più usati strumenti groupware consentono la determinazione dei diritti e delle modalità di accesso dei singoli utenti a qualsiasi informazione contenuta nel sistema informativo (sebbene il paradigma del groupware sia la condivisione di informazioni).